Jak można zauważyć, pomimo tego, że jest obecnie łatwy dostęp do różnych urządzeń elektronicznych, digitalizacja dokumentów nie postępuje tak szybko, jak można by się było spodziewać. Jest to o tyle zaskakujące, że system zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej zazwyczaj bardzo dobrze się sprawdza. Wybierając elektroniczną formę plików, można je bardzo precyzyjnie zaksięgować i wygodnie przechowywać na dysku twardym.

Wybierając taką właśnie formę dokumentów, można się nimi dzielić w firmie, dzięki czemu bardzo łatwo udaje się dotrzeć do potrzebnych danych na przykład wtedy, gdy obsługuje się klientów. W ten sposób można znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz. Nie można się więc dziwić temu, że systemy zarządzania dokumentami cieszą się coraz większym powodzeniem. Bardzo łatwo można zorientować się w nich i zamieszczać kolejne pliki w wersji elektronicznej w taki sposób, by jak najszybciej dało się je odnaleźć i otworzyć. Dzięki temu zawsze można mieć porządek w dokumentach, niezależnie od tego, ile nowych papierów dochodzi każdego dnia.